Aprenda a organizar a agenda para conseguir vencer os desafios de 2009

Depois de fazer o balanço de fim de ano, é hora de planejar 2009. “A reflexão é importante para que você possa liderar a sua vida. Caso contrário, ela será conduzida por seu chefe, pelo cônjuge ou por seus filhos”, disse Paulo Kretly, presidente da FranklinCovey Brasil e especialista em gerenciamento do tempo, ao site da revista VOCÊ S/A.
Veja depoimentos de pessoas que conseguem administrar bem o tempo, mesmo tendo uma rotina bastante atribulada, e aprenda a gerenciar o ano que se inicia:

Ponto de partida
Se o tempo é inelástico, a melhor forma para administrá-lo bem é estabelecer prioridades. Para isso, o melhor caminho é pensar sobre elas. “As pessoas precisam pensar nos papéis que desempenham na vida, colocá- los em ordem de importância e, a partir daí, estabelecer um prazo para cumprir cada missão”, diz Paulo, da FranklinCovey Brasil.

O consultor e escritor Renato Bernhoeft, autor de Desperdiçadores de Tempo (Editora Nobel), diz que costuma orientar colegas e clientes a fazer duas pausas para reflexão no ano — uma no aniversário e a outra na transição para o ano seguinte. Nesses momentos, Renato recomenda que se avalie a vida profissional, conjugal, familiar e pessoal. “Aquela área que causou mais desconforto é a que deve ser trabalhada, revista e melhorada”, diz o consultor.

Uma boa agenda ajuda
Alguns hábitos podem tornar o dia-a-dia mais fácil. Veja os conselhos da escritora norte-americana Jamie Novak, autora do livro 1 000 Dicas para Administrar Melhor Sua Vida (Editora Prumo): Dedique um tempo para anotar seus compromissos na agenda: aniversários, férias, feriados, festas e outros compromissos recorrentes.

Marque também o que você precisa providenciar para aquele encontro com a antecedência necessária. Por exemplo, se você vai a uma festa de aniversário, anote uma semana antes que você precisa comprar o presente. Isso evita correrias de última hora. Para garantir que você tenha tempo livre para atividades pessoais, bloqueie na agenda pelo menos um dia do fim de semana e duas noites por mês.

Defina uma rotina e mãos à obra
Não há quem não se espante com a rotina de Lúcia Ribeiro, de 39 anos, diretora de marketing da Universidade Cidade de São Paulo (Unicid). Casada e mãe de três filhos, Juliana, de 19 anos, Henrique, de 9, e Carol de 1 ano e meio, ela tira de letra o dia-a-dia agitado em casa e no trabalho. Detalhe, ela está sempre com o cabelo e unhas impecáveis e não descuida da saúde. Como ela consegue? Rotina bem definida e muita, muita, organização. “Não perco tempo com o que não é importante”, diz.

No trabalho, por exemplo, ela tem 12 pessoas sob a sua coordenação direta. Por isso, estabeleceu algumas regras: faz duas reuniões por dia, menos às sextas-feiras. Sempre almoça com pessoas da equipe. No final do dia, planeja o dia seguinte. Vai para casa, prepara o jantar, que é servido sempre às 21 horas. Às sextas-feiras sua rotina muda. Não faz academia nem marca reuniões. “Vou me desacelerando para o fim de semana”, diz. Você acha que na rotina dela não cabe mais nada? Cabe sim. No ano que vem ela pretende fazer mestrado.

Mais tempo para pensar
Carlos Fusco, de 42 anos, gerente-geral da Orthofix, era do tipo que se gabava de não tirar férias. Como viajava muito, sempre que voltava trazia presentes para os filhos. Numa dessas viagens, percebeu que a caçula, hoje com 6 anos, pegou o presente e foi correndo para o colo da mãe. “Me senti mal com isso e disse para a minha esposa que eu não passava de um provedor”, conta. Na conversa com ela, Carlos refletiu sobre a forma como vinha administrando sua vida e decidiu mudar.

Sugeriu que o escritório fosse transferido para um lugar mais próximo de sua casa. Com mais tempo livre graças à economia de tempo no deslocamento de casa para o trabalho, adotou a estratégia de parar para refletir sobre a vida e a profissão a cada três ou quatro meses. “Essa reflexão dá a oportunidade de ajustar o que não vai bem, manter o que está bom e até fazer alguns acréscimos.” O que falta, segundo ele, é cuidar um pouco mais do físico. Ex-jogador de basquete, ele está à procura de veteranos para, quem sabe, voltar às quadras.

-Escolha três objetivos para dedicar-se nos próximos três meses. Mais do que isso poderá deixá-lo desanimado. No final do período, faça uma avaliação para ver se conseguiu o que pretendia, se precisa fazer algum ajuste ou prolongar o prazo.

-Faça uma lista com dez coisas que você quer fazer em 2009. Pode ser algo para a sua vida profissional, como um curso ou desenvolver uma nova habilidade. Ou para a vida pessoal, como aprender desenho ou aderir a um clube.

- Organize o seu escritório, jogue papéis velhos fora e arrume suas gavetas. Em casa, certifique-se de que tudo à sua volta reflete quem você é hoje. As roupas que estão no seu guarda-roupa são do seu tamanho? Você gosta delas? Elas combinam com o seu estilo atual? Certifique-se de que as gavetas e armários de sua cozinha estão organizados de forma a deixar tudo o que você precisa à mão.

No dia-a-dia
- Dedique de 5 a 10 minutos por dia para planejar-se. Isso pode ser no próprio dia pela manhã ou na noite anterior.

- Faça uma lista de tarefas possível de ser cumprida, com não mais do que sete ou oito itens. Isso evita frustrações.

- Diga não à procrastinação. Procure resolver rapidamente as tarefas chatas ou delegue funções para não ficar angustiado e estressado ao pensar nelas.

- Evite fazer anotações em papéis soltos e adesivos de lembretes. Use uma agenda ou caderninho. Uma pesquisa diz que as pessoas perdem cerca de meia hora por dia buscando informações importantes por não saber onde as anotaram.